學會這一招,項目經理外可以搞定復雜項目,內可以平息家庭矛盾

......

你跑去問你愛人,

“親愛的,你中午想吃什么?”

“想吃什么?你和我在一起了連我想吃什么都不知道?隨便啦......”

你怎么辦?現在是做第二步,看看有沒有什么歷史經驗共享,你努力的回想昨天吃的什么,前天吃的什么,有了這些信息,那你是不是可以節省很多時間,

你不用重新去創造新菜,你只需要套用一下以前的模板,然后向你的愛人匯報:“親愛的,要不我們按照以前的模板走吧,做個四菜一湯加上一個主食,然后葷素搭配,冷熱搭配。”

那現在你愛人這次終于同意了。

那你這是在做什么,給將項目的需求轉換成為目標,目標有好幾個,四菜一湯一主食,6個是吧,這就形成了午餐項目的范圍。

那你做到一半,你愛人說要再做幾個涼菜,這叫范圍蔓延,那要是說湯不要了,換成其它菜呢,這叫范圍變更,這個就不細說了。

當確定了范圍,范圍簡單的來說就是這個項目要做什么,不做什么,你這個項目最終要做的事情。

那事情要最終怎么做,這個就是要說到項目成果了,你當前只是將需求轉換為目標,目標形成項目范圍,最終給你愛人呈現出來的是真正能吃的飯菜,這才是午餐項目的真正的輸出成果。

跟著午餐項目往下走,各位群友將更好理解,我們講午餐項目:

先是識別干系人,分析需求了,還有什么,定義目標了。定義目標我們在其中定義了叫什么,范圍。

我說四菜一湯一主食,然后按照以往的午餐模板來確定需要做哪些葷素和冷熱搭配。

接下來還需要干什么,就是要確定具體需要做什么。

有葷有素,有飯有湯有涼有熱,各位群友,你按照這個能不能做計劃,能不能做具體項目。

我就說四菜一湯一主食,我沒說做哪個菜,還不能做計劃,是不是。

接下來應該干什么,很簡單,四菜一湯到底是什么?

我這里給出了一個簡單的框架結構,這個框架結構的好處在什么地方,就是一目了然。

我們都說字不如表,表不如圖,這個框架結構圖可以讓人一目了然的看到一個項目的需求,目標,范圍,成果。

02 WBS就是一張圖

好了,這里終于說到此次分享的核心,這個框架結構在項目管理中叫做WBS,項目管理中最重要的一個工具,他的中文叫工作分解結構,英文叫Work Breakdown Structure。

雖然咱們這個分享不是很正式,但還是想要顯得高大上一些,既然說到WBS,那就先補充一點理論知識,所謂的WBS,也就是工作分解結構,它的定義是這樣的:

以可交付成果為導向對項目要素進行的分組,它歸納和定義了項目的整個工作范圍,每下降一層代表對項目工作的更詳細定義。

實際上,不管是你作為項目經理在做項目,還是去參加項目管理之類的考試,都繞不開這個東西,WBS都是最重要的內容,它總會是處于項目計劃過程的中心地位,

你要是做項目的什么進度計劃、資源需求,成本預算,風險管理或者采購,WBS是這些東西的基礎,因為WBS是對項目范圍的表述,你的項目范圍要是變更也需要WBS來支撐。

這么一說,你是不是覺得WBS非常重要了。

各位可以看看這個圖,最上面是午餐項目,下面分為主食,菜,湯,主食又分為米飯,饅頭,面條,菜有涼菜,熱菜,涼菜有花生黃瓜,醬牛肉,熱菜有燒排骨和魚香肉絲,湯有西紅柿雞蛋湯,

你會發現什么,上面都是虛的,是需求和目標,下面呢,就是比較實實在在的成果了,因為這個午餐項目是簡化版的,它能夠起到什么作用呢?

WBS從大的用途上來看,主要有四個:

1)它是一個描述思路的規劃和設計工具,可以幫助項目經理和項目團隊確定和有效地管理項目的工作;

2)另外,他也是一個清晰地表示各項目工作之間項目聯系的結構設計工具。實際上現在很多的思維導圖工具,都是繼承了WBS的這種思想。

3)可以展示整個項目的全貌,一看到這個圖就可以大致的了解你這個項目所必須完成的各項工作。

4)還可以作為里程碑。當項目經理向管理層或客戶匯報的時候,可以對著WBS說,我哪些哪些工作已經完成了,哪些哪些還在進行中,哪些哪些還沒有開始,非常直觀。

當然四個太多了,你如果記不住,那我們就看最重要的兩個功能:

為什么要做這么一張圖出來,這張圖主要功能有兩個,首先來看第一個

1. 界定范圍

你把這張圖拿給你愛人看,去和你的SPONSOR溝通,因為你得讓你的老板滿意啊,

你先讓她看看,你說根據模板我們先看看四菜一湯一主食行不行,你是不是要的這些,符不符合你的要求,或者說你現在突然改變注意了,不想做飯要出去吃,那你就得換需求了。

結果你愛人懶洋洋的說:行啊。OK,那這意味著什么,需求和目標這個層面就確定下來了,你的范圍也確定了,就做四菜一湯一主食。

2. 確定成果

那接下來呢,看這張表里,主食有米飯饅頭面條,你讓你的愛人挑選,主食到底要吃什么?你愛人說天天吃饅頭煩了,你給做個米飯吧。

你看你的成果確定了,然后一個個把四個菜,湯也一個個確定下來,然后整個項目的成果是不是就確定下來了啊。

這是項目最初始的一步,也是最重要的一步,后面所有的什么計劃,資源,時間進度,成本都是要在這個基礎上完成的。

如果你這個不能確定,意味著你對這個項目還沒有看明白,你不知道這個項目究竟要干什么,要輸出什么,有什么樣的成果。

以前的分享里說過,項目管理是以什么為導向,是以目標為導向,為結果為導向,我們做項目之前一定要把想要的目標和結果列出來。

你看看你能不能寫的清楚,你的成果寫的越清楚,你實現的概率就會越高,如果你自己都不知道最終想要一個什么的東西,那估計這個項目最終結果能不能做成客戶想要的,懸啊。

這就是WBS的作用,也就是項目管理中的真正核心所在。

我們生活中自覺不自覺的都會用到這種架構,比如你去超市買很多東西,一般情況下為把穩起見,一般都會弄出一個清單出來,對著清單買會不會讓你感覺更放心一點。

同樣的,你去給客戶做項目,你以為你把需求理解透徹了,但是你能保證和客戶的是一致的嗎?

你愛人說餓了,你真的確定是讓你做午飯嗎,萬一對方在減肥,就是隨口抱怨下,等下可能就忘記了,結果你非要帶她出去吃快餐,這就和對方真正的需求造成了嚴重的沖突。

這還只是一個簡單的生活中的午餐項目,要是正式需要交付的項目里,你一定要把能夠想到的項目成果明確的定義出來。

你用WBS把成果畫出來讓對方了解,這張圖就像你拿著和你愛人溝通那樣,你拿著這個成果圖去和客戶進行溝通,獲得客戶的認可,這才是這張圖的真正意義所在。

03 WBS四原則

那接下來我們看怎么做這個WBS,一共有四個原則。

任何一個項目不論是大項目還是小項目,WBS都可以用得上,我們看這個午餐項目的WBS架構,有一個源頭,一般就是項目名稱,第二層就是主食,然后主食下面再進行劃分。

我們看主食包括哪些,然后是菜,按照涼菜和熱菜進行劃分,這里主要就體現了WBS中的B,Breakdown,分解。那我們看目標第一個分解方法是怎么分解的,是按照成果來分解的。

這種分解方式經常用在小項目上,因為大家都能看的比較清楚,成果也比較明確。但是如果是一些大項目呢,有的甚至是個項目群。

我們也知道項目的特點是漸進明細,很多大的項目客戶自己是真的不知道最終的成果是個什么樣子,那還有另外一種分法。

我們說第二個原則可以按照階段來劃分,這個我們在前面講項目的生命周期的時候說過,一個項目的生命周期可以劃分成若干個階段,每個階段都會有一定的成果。

例如我們看這個軟件開發項目,第一層怎么分的,需求、設計、實踐、測試,試運行,這是按什么,按階段,是吧。

那下面呢,各位,列出來具體的成果,把每個階段成果列出來,那有人說,我能把第一個階段成果列出來,后面的我現在不知道,能不能空著,可以啊,你現在空著啊。

如果你到了設計階段,你可以把設計階段寫詳細點,這叫什么規劃,剛才講的,滾動式規劃嘛,對不對,你看這都是環環相扣的,注意,第一個分法叫什么,按成果劃分,第二個呢,按階段進行分解的。

不管是你采取按照成果分還是按照階段來劃分,分解完成后,都需要用第三個方法來驗證,我們叫做百分百法則或者叫做窮盡法則。

這里拿自行車舉個例子,一個自行車作為一個項目的成果,我們進行分解,不管是按照成果來劃分還是按照階段來劃分都行,自行車包括車架,車輪,配件,這三個都能想到,但沒有想到組裝。

那符不符合百分之百,因為只有車輪車架配件符合不符合,不符合,什么叫百分之百,百分之百就說你這個下層工作包完成了一定能夠得到上層這個工作包,他有這么一個邏輯關系。

這里說到了工作包,什么工作包,英文名稱work package,字面上意思就是把要做的工作打個包。

實際上定義是什么呢?就是項目中最不同層次的項目可交付成果。這個工作包不能太大,太大了起不到分解的作用,也不能太細,太細了就成具體步驟了。

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