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?工廠訂單管理的5個步驟、3個表單、3個會議

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訂單是連接客戶與企業的紐帶,客戶的抱怨、投訴大多源于不恰當的訂單處理,比如,訂單信息的不準確或不健全造成生產出來的產品并不是客戶所需要的產品或導致交期延誤等。

很多企業沒有將訂單進入的時候當成工廠生產管理的一個重點節點來進行控制,導致訂單資料不全、客戶要求不明確、產品包裝資料不完整、交期不明確等問題經常發生,無形中造成客戶流失。因此,今天本文將與你探討如何做好訂單接入時候的管控,保障生產順利進行?

近段時間,我在企業走訪、調研的過程當中發現,在消費升級,越來越追求產品個性化定制的大背景下,一些結構性的定制型企業,他們的訂單模式也由原來的小批次、多批量轉化成了多批次、小批量。比如,家具企業、五金企業等,對于這些定制型的企業,做好訂單管控工作顯得尤為重要。

什么是結構性的定制?我在山東一家生產“街景電車”的企業中看到,這些“電車”的功能沒有發生多大的變化,不同的是在一些結構件上,有長一點的,有短一點的,有增加一個柜體的。這一類型企業最容易出現錯誤的地方就是生產圖紙,產品的尺寸、部件加工的尺寸往往在組裝時會出現很多尺寸不匹配的現象,出現大量的結構性問題。

那么,究竟如何才能做好企業的訂單管控,保障生產順利進行呢?在這里,我給你6個建議:

1、業務接單信息的確認

這一個控制動作對于企業來說是非常關鍵的,特別是結構性定制型企業要特別注意。當訂單接入的時候,業務要跟客戶確認好訂單信息,比如包材信息、產品的結構性功能信息、產品的尺寸以及性能信息,這些信息都是需要業務在接單的過程當中,深入了解的內容,然后還要根據企業的生產能力做一些評估等方面的工作。

在訂單接入的時候,業務跟客戶之間要做一個確認書,確認書里邊的內容包括產品的性能、數量、規格等。每一家企業可以根據產品的不同做不同類型的確認書,將相對常規化的部件和尺寸明確出來,像家具企業,你可以分為班臺、小柜、文件柜等方面;像五金企業,你可以分為底盤、外觀、包裝等方面,然后可以用非常標準化的表單把這些內容標識出來。

再比如,做門的企業,你有什么樣的門頭,什么樣的門扇,多大的門框,多厚的板材?都可以讓技術部用標準化的表單把這些內容標識出來,然后業務部在跟客戶溝通的時候,就能夠像做設備點檢一樣,一項一項地跟客戶進行確認。

2、產品的評審和確認

很多企業的業務團隊,對企業的技術了解,產品了解,并沒有那么專業,所以在了解到了客戶的需求以后,業務從客戶那里拿到訂單以后,要跟技術部、生產部進行產品的評審和確認工作。

從技術層面、質量要求層面、生產工藝操作層面來對產品進行評審和確認,從而明確這個訂單中的產品能不能做,需要注意的方面有哪些?

3、業務將技術、品質、生產部門的確認結果跟客戶進行再確認

業務將訂單信息跟技術、品質、生產部門確認以后,要將確認后的結果及時地跟客戶進行有效的溝通。溝通完以后,要讓客戶在訂單確認書上簽字,這樣再次的溝通和確認,也就是責任的劃分。

我曾經多次看到企業在產品生產的過程當中,還在跟客戶商討產品變動的問題,確實很多時候是客戶突然變動,但是通過分析,朗歐老師發現,責任不清是最主要的問題。很多時候,業務講客戶在變,而業務本身對客戶的需求并沒有精準理解,退一步講,就算是客戶在變動,業務只是起到傳達的作用,也會給企業的生產造成非常大的浪費。

所以,業務將技術、品質、生產部門的確認結果跟客戶進行再確認是非常必要的。如果這樣做了以后,再出現變動,是客戶變動,客戶就應該承擔返工的費用,是業務部門沒有了解到客戶的需求,業務部就應該承擔這個責任,是品質、技術、研發以及生產部門沒有做好相關的確認工作,這些職能部門就應該承擔訂單更改的責任。

4、召開產品評審會

召開產品評審會,是每一個定制型企業必須要開的會議。有些企業把產品評審會跟生產協調會合在一起開,在生產協調會結束后花10-20分鐘的時間召開產品評審會,這些方式都是可以的,很多企業稱之為新品通氣會、產品發布會等。

某個訂單接入以后,產品的特性以及要求確認好以后,跟大家做一個通報,一方面可以讓客戶的需求能夠有效地傳達下去,另一方面也算是針對這些產品做一個簡單的培訓。從而最大程度上避免產品從訂單接入到出庫的這個過程中,因為溝通不暢、信息確認錯誤而造成產品的不斷更改,不斷調整。

5、將非標標準化

非標標準化,是很多企業,特別是結構性定制型企業需要做的關鍵一步。比如,做家具的企業,很多客戶需要定制產品,因為房間的高矮、大小不同,他需要的柜子尺寸就不同;再比如,做門的企業,每一戶所需要門的高度、寬窄以及花型都可能不一樣,這樣的產品如何才能順利生產呢?企業要做的就是將這些產品里面的常規部件進行標準化,像家具產品里面的小柜子等部件,這些部件都是可以標準化的。

在設計的時候要刻意去做這樣的設計,同時業務在跟客戶溝通交流的時候也要將這些標準的部件提供給客戶,讓客戶選配。產品外面的尺寸可以定制,但里面的標準部件是拼接性的,用標準件的拼接而達到客戶需求的定制。

這是從長遠的角度來看,企業需要去做的一個重要工作,這就要求業務要跟研發、技術、生產部門進行有效的溝通和銜接。如果不能做好這個前期的工作,企業在后面的生產過程當中,就會出現產品頻繁的更改,業務、生產、技術處理異常的時間會變得很長,從而拉長了企業的生產周期,拉低了企業的訂單準交率,造成客戶滿意度下降,客戶流失。

6、運用好3個基礎表單和3個會議

(1)3個基礎表單

《客戶需求信息確認表》

這是前面我最開始講的業務接單信息的確認,這些信息的確認表要做出來。

《技術部門的產品結構圖》

產品的標準化圖紙要做出來,這也是很多企業容易忽視的地方。如果你沒有標準化的圖紙,后面的工作就沒法去做,異常頻發,所以,企業的研發部一定要做出每一個產品的標準化圖紙,從而有效減少經驗主義所犯的錯誤。

《工藝流程圖》

當產品的結構圖紙做出來以后,還一定要做出來工藝流程圖。朗歐老師在企業里面做管理咨詢的時候,會對每個產品,每個部件做一個工藝流程卡,這樣的流程卡就是根據技術部門、研發部門做的產品結構圖而做的一個工藝圖紙,把工藝圖紙下發到車間,一步一步地去指導員工做好產品的每一個工序。

就像西服定制專家紅領公司一樣,由于每一件西服的尺寸都不一樣,所以,他們在每一塊布料上面,每一件衣服上面都做了一個圖紙芯片,拿到操作臺上以后,掃一掃芯片,電腦上就會顯示你這個工序需要做的操作動作是什么,一目了然。這是企業容易忽視的,但也是必須要做的動作,一定要打破原來那種靠經驗做事的習慣。

(2)3個會議

訂單評審會

這個訂單能不能做?有哪些特殊的要求?各個部門要怎么配合?訂單評審會可以做到很好的對接。

產品通氣會

或者也可以叫產品發布會,這是需要做好的。

產前說明會

產前要對這個產品進行說明,各個工序該怎么做,流轉卡上都要有標準、標識。

這3張表、3個會議是企業做好訂單接入時控制不可或缺的重要動作。

結語:

只有你做好了這個前端的準備工作,才能避免在生產的過程中因為訂單信息錯誤而造成生產浪費,管理者一定要從訂單接入的時候開始重視,通過本文提出的5個步驟、3個表單、3個會議做好訂單接入時的管控,這是生產之源。

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